建築工程行業案例研究：有效管理壞帳的成功經驗
背景
香港建築工程行業競爭激烈，項目需求波動。建達建築有限公司（化名），一家中小型規模的建築承包商，專注於商業樓宇和私人住宅項目，多年來一直面臨壞帳風險。在2022年，他們的壞帳率高達20%，嚴重影響了公司的盈利能力和業務發展。尤其在多層承包結構下，「大判」、「二判」、「三判」以至「蛇頭」之間的欠款問題時常發生，讓建達建築的資金流轉面臨巨大壓力。
挑戰
- 高壞帳率 (20%): 2022年，建達建築的壞帳損失達到2000萬港幣，嚴重影響了公司的盈利和再投資能力。
- 客戶多樣性: 建達建築的客戶包括政府部門、大型發展商和小型私人業主，付款習慣各異，增加了催收的難度。例如，政府部門的付款流程較為規範，但周期較長；而一些小型私人業主則經常拖延付款。
- 長期項目付款周期: 一個典型的商業樓宇項目可能需要18-24個月才能完成，付款周期也相應較長，導致建達建築的資金流動性緊張。
- 多層承包關係及工人追薪問題: 在一個私人住宅項目中，由於二判拖欠款項，導致三判無法支付工人工資。數十名工人到建達建築的辦公樓外示威，拉起橫額，並吸引了媒體的關注，對建達建築的聲譽造成了負面影響，即使建達建築已支付二判所有款項。
- 上游拖欠款項的連鎖反應: 在另一個商業樓宇項目中，由於大判/二判拖欠建達建築的工程款，導致建達建築無法按時支付材料供應商的款項，影響了項目的進度。
解決方案
面對這些挑戰，建達建築在2023年初實施了一系列策略，優化壞帳管理流程：
聘用專門的催收公司: 建達建築聘請了專門處理建築工程行業壞帳的催收公司。該公司熟悉行業規則，人脈廣泛，了解多層承包關係和相關法律，更重要的是，他們跟專業QS團隊合作。能夠深入分析工程合同、批款申請、工程量清單以及其他相關文件，準確計算應付款項，識別潛在的拖欠風險。他們了解香港建築工程項目的批款程序，包括不同類型項目的批款流程、時間節點和關鍵人物，可以更有效地跟進和催收款項。此外，他們還掌握工程對數技巧，可以快速核對工程量，發現其中的出入和錯誤，為追討欠款提供有力證據。
例如，在一個案例中，二判以工程變更為由，要求建達建築支付額外的款項並扣數。催收公司的專業人員仔細審閱了相關的工程變更單、圖紙和現場記錄，發現二判的索賠缺乏依據，並通過工程對數技巧證明了實際的工程量與合同約定相符。最終，他們成功阻止了二判的不合理索賠扣數，保障了建達建築的利益。
在另一個案例中，由於大判拖欠工程款，導致建達建築面臨工人的追薪壓力。催收公司了解到該大判正在申請新的政府項目，需要良好的信譽記錄。他們利用這一點，以及對政府項目批款程序的了解，向大判施壓，成功追回了部分欠款，緩解了建達建築的資金壓力，並避免了工人追薪事件的發生。催收公司採用「先服務，後收費」的模式，保障了建達建築的權益。
- 客戶信用評估系統: 建達建築建立了更嚴格的客戶信用評估系統。在承接新項目之前，除了審查客戶的財務狀況，還會調查其過往項目履約記錄，尤其關注在多層承包結構下的付款表現和是否有過拖欠工資的記錄。例如，他們拒絕了一個財務狀況看似良好，但有多次拖欠分包商款項記錄的客戶。
- 預防性策略: 建達建築在合同中加入更嚴格的付款條款和違約責任，並與客戶協商，制定更明確的階段性付款方案，與項目進度嚴格掛鉤。例如，他們要求客戶在每個階段完成後支付相應比例的工程款，而不是在項目結束後一次性支付。對於風險較高的項目，他們還會要求客戶提供擔保或保證金。
- 快速應對工人追薪事件: 建達建築建立了處理工人追薪事件的應急預案。當發生工人追薪事件時，他們會主動與工人溝通，了解他們的訴求，並積極尋求解決方案。例如，在上述私人住宅項目的案例中，建達建築協助工人直接與二判進行協商，最終促成了欠款的支付，避免了事件的進一步升級。
成果
實施以上措施18個月後，也就是到2024年尾：
- 壞帳率降低: 從20%降至10%，壞帳損失減少了1000萬港幣。
- 現金流改善: 資金流動性得到顯著改善，支持公司承接更多新項目和進行必要的投資。
- 客戶關係穩固: 透明的溝通和有效的壞帳管理有助於維持良好的客戶關係，並吸引更多優質客戶。
- 公司聲譽提升: 有效避免和處理工人追薪事件，維護了公司的聲譽，提升了品牌形象。
在香港複雜的建築工程承包環境下，有效管理壞帳需要結合專業的催收服務、嚴格的信用評估、預防性策略和快速應對工人追薪事件的能力。建達建築的成功經驗表明，選擇一家了解行業規則、掌握對方痛點的專業催收公司至關重要。